KI für Steuerberater: was in die Kanzlei passt – und was das Berufsrecht dazu sagt

Die Buchung automatisiert DATEV. Was die Woche eines Kanzleiinhabers frisst, ist, was jeder Mandant gesagt, geschickt und noch nicht geliefert hat. Unten: die drei Arten von KI, denen Sie in der Steuerkanzlei begegnen, was die Bundessteuerberaterkammer, § 203 StGB und § 62a StBerG zu Mandantendaten sagen, die Einstellungen von ChatGPT und Claude aus den deutschen Hilfeseiten der Anbieter – und wo die Mandantenseite ihren Platz hat.

KI begegnet Ihnen in der Steuerkanzlei in drei Formen, und die Arbeit, die den Tag eines Berufsträgers füllt, liegt neben allen dreien. Kanzleisoftware, die mit KI bucht und Entwürfe schreibt. Fachrecherche mit KI aus den Verlagen, mit denen Sie ohnehin arbeiten. Allgemeine Assistenten wie ChatGPT und Claude. Und das, was keines dieser Systeme festhält: was der Geschäftsführer am Telefon zum Abschluss gesagt hat, der Mandant, der die Belege „bis Freitag“ zugesagt hat, das PDF des Bescheids, das während einer Besprechung ankam.

Vorweg, in eigener Sache: Dieser Ratgeber erscheint bei Equerry, einem persönlichen Assistenten für genau diese Mandantenseite. Equerry macht keine Buchhaltung, keinen Jahresabschluss und keine Steuererklärung. Es ist nicht in DATEV oder eine andere Kanzleisoftware integriert, es greift nicht auf Ihr Postfach zu, es nimmt an keinem Gespräch teil, und es recherchiert kein Steuerrecht. Nichts auf dieser Seite ist Rechts- oder Steuerberatung. Der erste Teil ordnet das Feld; Equerry kommt erst am Ende vor, dort, wo es hingehört.

Drei Arten von KI, denen ein Steuerberater begegnet

Die Beispiele unten stehen stellvertretend für ihre Kategorie, zitiert in den Worten der Anbieter und gelesen am 7. Oktober 2026; sie sind weder Empfehlungen noch eine Rangliste.

Kanzleisoftware mit KI

Hier liegt vieles von dem, was unter „KI in der Steuerberatung“ läuft, und in Deutschland heißt das oft DATEV. DATEV beschreibt ihre Automatisierungsservices Rechnungen und Bank so: „Beide Services nutzen Künstliche Intelligenz, um Buchungsvorschläge in der DATEV-Cloud zu generieren. Diese Vorschläge werden nahtlos an Kanzlei-Rechnungswesen übergeben und können im gewohnten Prozess weiterbearbeitet werden.“ Auf derselben Seite beschreibt DATEV den DATEV Copilot: „Dokumente werden innerhalb der geschützten DATEV-Umgebung analysiert, zusammengefasst und interaktiv erschlossen.“ Das Muster ist überall dasselbe: Die Software schlägt vor, eine Person prüft und gibt frei; dort liegt Ihre Verantwortung. Die Bundessteuerberaterkammer ordnet diese Kategorie in ihrer FAQ so ein: „Bei ihrer Verwendung besteht in der Regel nicht die Gefahr, die Verschwiegenheit zu verletzen.“ Was im Einzelfall gilt, steht im Vertrag mit dem Anbieter.

Fachrecherche mit KI

Die zweite Kategorie sind Recherchewerkzeuge, die auf der Fachliteratur eines Verlags aufsetzen. Die Kammer beschreibt sie so: „Diverse Fachverlage haben bereits KI-Lösungen entwickelt, die mit deren Fachliteratur kombiniert wurden. Diese Lösungen schließen sog. Halluzinationen weitgehend aus. Zudem führen sie in ihren Ergebnissen die zitierten Quellen auf“. Welche Plattform Sie auch nutzen: Das Ergebnis ist ein Anfang. Die Fundstelle prüfen Sie selbst, und die Position vertreten Sie selbst.

Allgemeine Assistenten: ChatGPT und Claude

ChatGPT und Claude sind allgemeine Assistenten, keine Kanzleisysteme. Viele Berufsträger nutzen sie für Arbeiten ohne Mandantenbezug: eine Gesetzesänderung für den Mandanten-Newsletter erklären, einen Absatz des Steuerberatungsvertrags umformulieren. Die Kammer beantwortet die Frage, ob ChatGPT und vergleichbare Anwendungen in der Steuerkanzlei eingesetzt werden können, so: „Das ist möglich, jedoch sollte besonderes Augenmerk auf das Berufsgeheimnis gelegt werden. In diese KI-Anwendungen dürfen keine Angaben, die auf den Mandanten oder das Mandat schließen lassen, eingegeben werden, da diese Daten – zumindest bei den kostenlosen Anwendungen – oftmals zu Trainingszwecken weiterverwendet werden.“ Und sie erinnert daran, dass diese Anwendungen „halluzinieren“ können.

Was mit Ihren Eingaben passiert, hängt vom Tarif und von den Einstellungen ab, nicht vom Anbieternamen. Beide Anbieter beschreiben ihre Einstellungen auf deutschsprachigen Hilfeseiten, gelesen am 7. Oktober 2026:

• ChatGPT. OpenAIs Artikel „Datenkontrollen in ChatGPT“: „Wenn die Option ‚Das Modell für alle verbessern‘ deaktiviert ist, werden deine neuen Gespräche nicht zum Trainieren von OpenAI-Modellen verwendet.“ Der Weg: „Öffne ‚Einstellungen‘ und wähle ‚Datenkontrollen‘ aus“, dort die Option abschalten. Temporäre Chats werden nicht zum Training verwendet, aber: „Sie können aus Sicherheitsgründen bis zu 30 Tage lang aufbewahrt werden.“ Für verwaltete Workspaces: „Standardmäßig verwendet OpenAI keine Inhalte aus Workspaces von ChatGPT Business, Enterprise, Edu oder ChatGPT für das Gesundheitswesen zum Trainieren seiner Modelle.“
• Claude. Anthropics Datenschutz-Center (Artikel vom 3. August 2026): „Wenn Sie die Modelltrainingseinstellung deaktivieren, werden wir keine neuen Chats und Codierungssitzungen, die Sie mit Claude führen, für zukünftiges Modelltraining verwenden.“ Der Weg: Einstellungen, dann „Datenschutz“, dort „Helfen Sie uns, unsere KI-Modelle zu verbessern“. Für Claude for Work und die API gilt ein eigener Artikel (12. März 2026), der ein Training ohne ausdrückliche Zustimmung ausschließt.

Das sind Einstellungen zu Training und Speicherdauer, keine Verschwiegenheitsvereinbarung im Sinne des Berufsrechts. Die Kammer benennt den Unterschied klar: „Öffentlich zugängliche KI-Dienste wie ChatGPT bedeuten jedoch, dass Eingaben an den Dienstanbieter (etwa ein US-Unternehmen) übermittelt und dort verarbeitet werden – ohne spezielle Geheimhaltungsvereinbarung.“

Was das Berufsrecht sagt: Verschwiegenheit, § 203 StGB, § 62a StBerG und die DSGVO

Vier Quellen tauchen bei jeder Frage zu Mandantendaten und KI auf; sie sind unten so zitiert, wie sie am 7. Oktober 2026 veröffentlicht waren. Das ist eine Leseliste, keine Rechtsberatung und keine Bewertung einzelner Werkzeuge. Was für Ihre Kanzlei gilt, klären Sie mit der Kanzleileitung und Ihrem Datenschutzbeauftragten.

• § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen (gesetze-im-internet.de). Absatz 1: „Wer unbefugt ein fremdes Geheimnis, namentlich ein zum persönlichen Lebensbereich gehörendes Geheimnis oder ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis, offenbart, das ihm als […] Steuerberater, Steuerbevollmächtigten […] anvertraut worden oder sonst bekanntgeworden ist, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft.“ Absatz 4 stellt auch den Berufsträger unter Strafe, der „nicht dafür Sorge getragen hat“, dass eine mitwirkende Person – etwa ein Dienstleister –, die ein Geheimnis unbefugt offenbart, „zur Geheimhaltung verpflichtet wurde“.
• § 62a StBerG, Inanspruchnahme von Dienstleistungen (gesetze-im-internet.de). Absatz 3: „Der Vertrag mit dem Dienstleister bedarf der Textform. In ihm ist 1. der Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit zu verpflichten, […]“ Absatz 4 für Dienstleistungen aus dem Ausland: Zugang „nur dann […], wenn der dort bestehende Schutz der Geheimnisse dem Schutz im Inland vergleichbar ist“. Absatz 5: Dient die Dienstleistung „unmittelbar einem einzelnen Mandat“, ist der Zugang „nur dann“ erlaubt, „wenn der Mandant darin eingewilligt hat“.
• Die FAQ der Bundessteuerberaterkammer „KI im steuerberatenden Berufsstand“ (bstbk.de, Stand 27. Januar 2026, nach eigener Angabe auf dem „Rechtsstand Juli 2025“). Zum Berufsrecht: „Vertrauliche Mandantendaten dürfen nur an KI-Dienstleister weitergegeben werden, wenn diese rechtlich und vertraglich strikt an die Verschwiegenheit gebunden sind.“ Zu § 62a StBerG: KI-Anbieter müssen, „bevor sie Kenntnis von diesen Daten erlangen, vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet werden (sog. Verschwiegenheitsvereinbarung, § 62a Abs. 3 StBerG)“. Was nicht in öffentliche KI-Systeme gehört, listet die FAQ von Namen, Steuer-IDs und Kontoverbindungen bis zu „Steuererklärungen, Bilanzen, Lohnunterlagen“; in ihren Beispielen zu Vertraulichkeitsstufen führt sie „Ein E-Mail-Entwurf an einen konkreten Mandanten“ als nicht zulässig, „außer bei ausdrücklicher Freigabe für hohe Vertraulichkeit“.
• DSGVO. Die Kammer in einem Satz: „KI-Lösungen verarbeiten regelmäßig personenbezogene Daten von Mandanten und Mitarbeitenden.“ Die Kammer rät, den Datenschutzbeauftragten „im Zweifel“ zu konsultieren, „bevor KI-Tools eingesetzt werden“.

Eine praktische Lesart, keine juristische: Seien Sie sich darüber im Klaren, welche Informationen Sie in ein Werkzeug eingeben und was der Anbieter damit tut, und holen Sie die Antwort Ihrer Kanzlei vorher ein, nicht hinterher. Ob Sie den Einsatz gegenüber Mandanten offenlegen, überlässt die Kammer Ihnen: Eine ausdrückliche berufsrechtliche Pflicht dazu sieht sie derzeit nicht; ob KI als „wesentlicher Aspekt“ der Mandatsausführung gilt, sei „derzeit noch Gegenstand berufspolitischer Diskussion“.

Was keine Kanzleisoftware festhält: was jeder Mandant gesagt, geschickt und noch nicht geliefert hat

Die Kanzleisoftware beantwortet Fragen zu den Zahlen. Die Frage, die den Tag eines Berufsträgers füllt, dreht sich meist um den Mandanten: Was hat der Geschäftsführer am Dienstag zur Rückstellung gesagt? Hat er den unterschriebenen Steuerberatungsvertrag überhaupt geschickt? Die Antwort ist verstreut: in einem Telefonat, das niemand protokolliert hat, in einem Thread in Ihrem Postfach, in einem PDF, das der Mandant angehängt hat.

Diesen Faden können Sie ganz ohne KI halten, und die meisten guten Berufsträger tun das längst in irgendeiner Form:

• Der Gesprächsvermerk in den ersten fünf Minuten danach. Was entschieden wurde, was der Mandant möchte, was Sie ihm bis wann schulden und was er Ihnen schuldet.
• Eine Liste dessen, was der Mandant Ihnen schuldet, neben Ihrer eigenen Aufgabenliste. Welche Unterlage angefordert wurde, wann angefordert, wann nachgefasst. Vor einem Abgabetermin ist es der fehlende Kontoauszug, der den Termin verschiebt.
• Jede Zusage an einem Ort. Fristen verwaltet Ihre Kanzleisoftware. Die Termine, die Sie dem Mandanten mündlich zugesagt haben, und die, die er Ihnen zugesagt hat, stehen meist nirgends.

Die Schwachstelle ist das Wiederfinden. Der Vermerk existiert, aber um ihn drei Monate später zu finden, müssen Sie wissen, wo er liegt – und die E-Mail, die die Antwort geändert hat, kam erst, nachdem Sie ihn geschrieben hatten.

Wo Equerry hineinpasst: ein persönlicher Assistent für die Mandantenseite

Equerry ist ein persönlicher Assistent, der Ihnen hilft, Dinge zu erledigen, und für einen Steuerberater heißt das: die Mandantenseite, nicht die Buchhaltung. Es behält, was Sie ihm schicken, und bereitet Sie damit auf den nächsten Termin vor. Die Oberfläche der App ist Englisch.

• Setzen Sie Equerry beim Mandanten-Thread in CC. Equerry hat eine eigene E-Mail-Adresse unter mail.getequerry.app. Leiten Sie einen Thread an diese Adresse weiter oder setzen Sie sie in die CC-Zeile eines laufenden Threads. Beim Weiterleiten kommt der Thread so an, wie er gerade steht; nur mit CC kommen auch spätere Antworten an, solange die Adresse im Thread bleibt. Equerry fragt nie nach Zugriff auf Ihr Postfach; das Original bleibt in Ihrem Postfach. Was Equerry sich daraus gemerkt hat, steht unter Settings → Your memory, jede Zeile als aus dieser E-Mail markiert, und jede Zeile lässt sich einzeln löschen.
• Speichern Sie die PDFs, die ein Mandant schickt. Teilen Sie ein PDF, einen Screenshot oder das Foto eines Bescheids über das Teilen-Menü Ihres iPhones, oder tippen Sie eine Notiz. Das Teilen-Menü akzeptiert PDFs, Bilder, Links und Text, keine Tabellen-, Word- oder Audiodateien; schicken Sie also die Summen- und Saldenliste als PDF, nicht als Tabellendatei.
• Halten Sie das Gespräch per Sprachnotiz fest. Nach der Besprechung nehmen Sie in Equerry eine Sprachnotiz auf: was der Geschäftsführer gesagt hat, was Sie zugesagt haben, was er noch schuldet. Equerry transkribiert sie und behält sie. An Ihren Gesprächen nimmt Equerry nicht teil und zeichnet sie nicht auf; die Sprachnotiz ist Ihr eigener Vermerk.
• Fragen Sie in Alltagssprache. „Was hat der Geschäftsführer zum Abschluss gesagt?“ wird aus den E-Mails, Notizen und Sprachnotizen beantwortet, die Sie Equerry geschickt haben. Stützt sich eine Antwort auf eine Notiz, die Sie gespeichert haben, trägt sie einen Quellenhinweis: Antippen zeigt die Stelle, die Equerry verwendet hat, und öffnet das Original.
• Lassen Sie sich am richtigen Tag an die Zusage erinnern. Bitten Sie Equerry, Sie an einem Tag, den Sie selbst wählen, an einen Abgabetermin oder an zugesagte Unterlagen zu erinnern; an diesem Tag kommt die Erinnerung als Push-Mitteilung mit dem Text, den Sie geschrieben haben. Den Tag bestimmen Sie, nicht Equerry.
• Gehen Sie vorbereitet in den Termin. Wenn Sie den Kalenderzugriff erlauben, speichert Equerry eine Momentaufnahme Ihrer Termine von heute bis in 14 Tage (Titel, Zeiten, Orte, Teilnehmernamen; nie Notizen, Besprechungslinks oder E-Mail-Adressen), und wenn Sie Meeting Prep einrichten, stellt es vor jedem Termin aus dem, was Sie geteilt haben, zusammen, wo die Dinge stehen. Kalendertitel nennen oft Mandanten; beziehen Sie den Kalender also in die Frage an Ihre Kanzlei ein.

Ein paar ehrliche Grenzen. Equerry weiß nur, was Sie ihm schicken, dazu Ihren Kalender, wenn Sie ihn freigeben; die E-Mail, die Sie nie weitergeleitet haben, kann es nicht finden. Jeder im Thread sieht die Equerry-Adresse in der CC-Zeile. Und etwas an Equerry zu schicken, bleibt eine Weitergabe: Was Sie schicken, wird verarbeitet, damit Equerry es durchsuchen und Fragen dazu beantworten kann, auch durch die externen Anbieter, die auf unserer Seite zur KI-Offenlegung (auf Englisch) genannt sind. Diese Seite ist keine Rechtsberatung und trifft keine Aussage dazu, ob Mandantendaten an einen bestimmten Dienst gehen dürfen. Ob und wie Mandantendaten in irgendein Werkzeug gelangen, dieses eingeschlossen, entscheiden Sie nach der Richtlinie Ihrer Kanzlei, dem Berufsrecht und, wo es das verlangt, mit der Einwilligung des Mandanten; klären Sie es vorher mit Ihrer Kanzlei und Ihrem Datenschutzbeauftragten. Was Equerry ändert, ist der Umfang der Frage: Es geht um die einzelnen Threads und Notizen, die Sie bewusst geschickt haben, nicht um ein ganzes Postfach.

Im deutschen App Store stand Equerry Pro am 7. Oktober 2026 mit 44,99 € im Monat oder 399,00 € im Jahr.

Die englische Fassung dieser Landkarte, AI for accountants, deckt zusätzlich die US-Berufsregeln ab. Wenn Sie ChatGPT in der Kanzlei nutzen, finden Sie auf Deutsch, was es mit Werbung in ChatGPT auf sich hat, was OpenAI zum Teilen eines ChatGPT-Plus-Abos sagt und wie Sie archivierte Chats wiederfinden.

Quellen, gelesen am 7. Oktober 2026, soweit nicht anders angegeben. Bundessteuerberaterkammer, FAQ: KI im steuerberatenden Berufsstand (PDF, Stand 27. Januar 2026). Bundesministerium der Justiz, § 203 StGB und § 62a StBerG auf gesetze-im-internet.de. DATEV eG, Künstliche Intelligenz mit DATEV KI und Pressemitteilung Starkes Wachstum bei KI-Services für das Rechnungswesen (10. Juni 2026). OpenAI, Datenkontrollen in ChatGPT (deutsches Hilfecenter). Anthropic, Wie ändere ich meine Datenschutzeinstellungen zur Modellverbesserung? (3. August 2026) und Wie verwenden Sie personenbezogene Daten beim Modelltraining? (kommerzielle Angebote, 12. März 2026), Datenschutz-Center auf Deutsch. Preis: deutscher App Store, 7. Oktober 2026. Anbieter ändern ihre Produkte und Seiten oft; wo die aktuelle Seite eines Anbieters von dieser abweicht, gilt die Seite des Anbieters. Dieser Ratgeber ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, auch nicht zum Berufsrecht.

Zuletzt aktualisiert 7. Oktober 2026.

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